Libro de Reclamaciones para Universidades
Campus, facultades y programas de posgrado con un solo sistema: los reclamos de estudiantes se registran por sede, se asignan al área correcta y se responden antes del plazo.
días hábiles para responder
Con miles de estudiantes, controlar el plazo de cada reclamo a mano no es viable.
Una universidad es muchos establecimientos a la vez
Una universidad privada tiene campus, filiales, oficinas de admisión, escuelas de posgrado y programas de educación continua. Los reclamos llegan por pensiones, escalas, trámites de grados, cursos cerrados, servicios como biblioteca o laboratorios, y por cambios en las condiciones informadas al ingresar. Muchas veces el estudiante no sabe a qué oficina dirigirse.
Con el libro virtual cada campus tiene su propio libro y QR, y el enlace está disponible en el portal del estudiante. El reclamo se deriva al área que corresponde (tesorería, registros académicos, facultad) y el control del plazo es centralizado. Para universidades con gran volumen, el software de gestión de reclamos ofrece reportes por área.
Cobro de pensión o escala no informada
El estudiante reclama un cambio de categoría o de monto.
Trámite de grado o título demorado
Constancias, bachiller o títulos fuera de plazo.
Curso o sección cerrada
Cursos ofrecidos que no se abrieron o cambiaron de horario.
Atención deficiente en ventanilla
Tiempos de espera y trato en oficinas.
Cómo cambia la gestión en una universidad
| Aspecto | Solo libro físico | Libro virtual + físico de respaldo |
|---|---|---|
| Número de campus | Un libro por campus, sin visión global | Un panel con todos los campus |
| Derivación a áreas | Se reenvía por correo | Asignación por área con responsable |
| Estudiantes a distancia | Deben acudir al campus | Enlace en el portal del estudiante |
| SIREC (grandes proveedores) | Consolidación manual | Exportación ordenada de datos |
Dónde colocar el libro
- Oficinas de atención al estudiante en cada campus
- Admisión y tesorería
- Portal del estudiante o intranet
- Web institucional, en el pie de página
- Aulas virtuales de posgrado y educación continua
Grandes proveedores: si los ingresos anuales de tu institución son de 3 000 UIT o más, también debes reportar tus reclamaciones al SIREC del Indecopi. Revisa la guía de requisitos.
Implementación en una universidad
- 01
Configura campus y oficinas
Cada campus o filial como establecimiento.
- 02
Publica el enlace en el portal
Y el QR en oficinas de atención.
- 03
Define áreas responsables
Tesorería, registros, facultades.
- 04
Controla el plazo centralmente
Alertas y reportes por área.
Cuánto cuesta para tu universidad
Precio fijo anual con IGV incluido y 7 días de prueba. Detalle completo en precios del libro de reclamaciones virtual.
Básico
1 establecimiento, reclamaciones ilimitadas, QR y alertas de plazo.
Emprendedor
Hasta 5 establecimientos y 5 usuarios, reportes y tu marca.
Dudas sobre el libro de reclamaciones para tu universidad
¿Las universidades privadas deben tener libro de reclamaciones?
Sí. Prestan servicios educativos a consumidores en establecimientos abiertos al público, por lo que deben tener libro en cada campus o local.
¿Los estudiantes de posgrado online también pueden reclamar?
Sí. El enlace del libro en el aula virtual o portal permite que cualquier estudiante registre su reclamo.
¿Cómo se deriva cada reclamo al área correcta?
En el panel puedes asignar responsables. El control del plazo sigue siendo único para toda la institución.
¿Nos aplica el SIREC?
Si tus ingresos anuales son iguales o mayores a 3 000 UIT, sí debes reportar tus reclamaciones al SIREC.
¿Qué plan corresponde a una universidad?
Normalmente el plan Corporativo, por número de campus y usuarios. Escríbenos por WhatsApp para una propuesta.
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